Ecrire un email professionnel en anglais, les formules utiles

La structure d'un email professionnel

En anglais, un email de travail suit presque toujours le même ordre. Si vous respectez ces cinq étapes, votre message sera clair même avec un vocabulaire simple.

• Un objet précis, qui dit en quelques mots de quoi il s'agit, par exemple Meeting on Monday, agenda ou Invoice 2041, question.
• Une formule d'appel, comme Dear Ms Taylor, ou Hello Tom,.
• Une première phrase qui annonce le but du message.
• Le corps, en paragraphes courts, une idée par paragraphe.
• Une phrase de clôture et une formule de fin, suivies de votre prénom, de votre nom et de votre fonction.

Les anglophones vont vite à l'essentiel. Un email trop long ou trop chargé de formules de politesse à la française paraît souvent confus. Mieux vaut trois phrases claires qu'un long paragraphe.

Commencer un email

La formule d'appel dépend de votre relation avec la personne.

Ms convient pour toutes les femmes, sans savoir si elles sont mariées. En cas de doute, reprenez simplement la formule utilisée par votre interlocuteur dans son dernier message.

Juste après, annoncez le but de l'email.

• I am writing to ask about… pour demander une information.
• I am writing regarding… ou I am writing about… pour introduire un sujet.
• Thank you for your email. ou Thanks for getting back to me. pour répondre.
• Following our meeting on Monday, pour faire suite à une réunion.
• I hope you are well. pour une touche aimable, sans en abuser.

Demander quelque chose poliment

C'est le point le plus délicat. En anglais, un impératif comme Send me the report. paraît sec, voire impoli, même entre collègues. On adoucit la demande avec une question.

• Could you send me the report by Friday?
• Would you mind checking these figures? (suivi d'un verbe en ing)
• I would be grateful if you could confirm the date. (plus formel)
• Would it be possible to move the meeting to Thursday?

Pour proposer ou organiser, ces formules reviennent sans cesse. Let's schedule a meeting next week. veut dire planifions une réunion. Are you available on Tuesday afternoon? demande une disponibilité. Please keep me in the loop. signifie tenez-moi informé.

Joindre un document, relancer, s'excuser

• Pièce jointe. Please find attached the agenda. ou, plus simplement, I have attached the agenda. Une pièce jointe se dit an attachment.
• Relance. I am just following up on my email of 12 March. reste poli. Evitez I remind you that…, qui sonne comme un reproche.
• Retard de réponse. Sorry for the late reply. ou, plus formel, I apologise for the delay in getting back to you.
• Mauvaise nouvelle. I'm afraid I can't make it on Monday. annonce poliment que vous ne pourrez pas être présent.
• Précision. Just to clarify, do you need the full report or a summary?

Terminer un email

La phrase de clôture prépare la suite. I look forward to hearing from you. est la plus courante. Attention, look forward to est suivi d'un verbe en ing, jamais de l'infinitif. Vous pouvez aussi écrire Please let me know if you have any questions. ou Thank you in advance for your help.

Puis vient la formule de fin, avant votre nom.

• Kind regards, ou Best regards, conviennent dans presque toutes les situations.
• Yours sincerely, (britannique) ou Sincerely, (américain) pour un courrier très formel, quand vous connaissez le nom.
• Yours faithfully, en anglais britannique, après Dear Sir or Madam.
• Best, ou Thanks, entre collègues qui se connaissent bien.

Oubliez les longues formules à la française comme « Je vous prie d'agréer… ». Leur traduction mot à mot paraît étrange en anglais.

Les erreurs fréquentes des francophones

• Traduire mot à mot. « Je me permets de vous contacter » ne se traduit pas. Ecrivez simplement I am writing to….
• Les faux amis. To assist veut dire aider, eventually veut dire finalement, actually veut dire en fait. Pour une réunion, on écrit to attend a meeting.
• Les majuscules. En anglais, les jours, les mois et les langues prennent une majuscule, comme Monday, March ou English.
• Les formules trop familières. Hey, See ya ou des émojis n'ont pas leur place dans un premier échange professionnel.
• Oublier de relire. Avant d'envoyer, vérifiez le nom de la personne, la pièce jointe et l'objet. Lire l'email à voix haute aide à repérer les phrases trop longues.

Un exemple complet

Dear Ms Taylor,
Thank you for your email. I am writing to confirm our meeting on Tuesday at 10 am.
Please find attached the agenda. Could you let me know if you would like to add a point?
I look forward to meeting you.
Kind regards,
Julie Martin
Sales Manager

Cinq phrases suffisent. Chacune a un rôle précis, et le ton reste poli sans être lourd.

Progresser au-delà des formules

Les formules toutes faites vous sortent de l'embarras. Pour écrire avec aisance, il faut ensuite les adapter à votre métier, à vos clients et à vos dossiers. C'est ce que vous travaillez en cours d'anglais professionnel, avec un professeur qui part de vos emails réels pour les rendre clairs, corrects et adaptés à vos interlocuteurs.